Arbeidsrecht

Omdat je verder wilt

MKB in zwaar weer: een korte analyse

Waar moet u als werkgever op letten om boetes en aansprakelijkheid te voorkomen?

Het fenomeen “thuiswerken” is niet meer weg te denken. Vaak wordt thuiswerken nu gewoonweg gedoogd, maar nog niet goed geregeld. Echter, het thuiswerken is here to stay en het is tijd om hierover duidelijke afspraken te maken. Maar waar moet je als werkgever op letten? Heeft iedere werknemer recht op thuiswerken? Wat zijn de verplichtingen en wat  zijn de risico’s? Mag je als werkgever controleren of een werknemer wel daadwerkelijk thuis aan het werk is? Speelt de ondernemingsraad een rol?  Belangrijke vragen, met name omdat je als werkgever het risico loopt op boetes en aansprakelijkheid. Hieronder 6 praktische aandachtspunten.

  1. Heeft iedere werknemer het recht om thuis te werken?

Nee. De Wet flexibel werken (Wfw) regelt slechts dat een individuele werknemer een verzoek kan doen om aanpassing van arbeidsduur, werktijd en arbeidsplaats. De Wfw is alleen van toepassing als uw organisatie meer dan 10 werknemers heeft. Elke werknemer die minimaal een halfjaar bij een werkgever in dienst is kan zo’n verzoek doen. Een werknemer kan thuiswerken dus niet afdwingen. Anderzijds moet u over zo een verzoek wel met uw medewerker in overleg treden. Van een recht op thuiswerken is dus (nog) géén sprake. Wel is er een initiatiefwetsvoorstel door Groen links ingediend om wel tot zo een “recht” te kunnen komen. Let op: als de werkgever niet binnen een maand voor het beoogde tijdstip van ingang een beslissing heeft genomen, dan móet het verzoek worden toegewezen.

  1. Is de werkgever verantwoordelijk voor een goede werkplek en materialen?

Ja. De werkgever moet zorgen voor een gezonde en veilige werkplek en materialen. Nu zijn er wel specifieke Arbo verplichtingen voor thuiswerken, zo hoeft een werkgever niet te zorgen voor zoiets als een nooduitgang. Een werkgever kan aansprakelijk zijn voor schade van de werknemer, ook bij thuiswerken. Zo is er bijvoorbeeld een uitspraak van het hof Amsterdam dat een werkgever aansprakelijk is voor de schade van een werknemer die RSI had opgelopen, onder meer vanwege beeldschermwerk thuis. De werkgever moet ook inventariseren aan welke risico’s zijn werknemers (kunnen) worden blootgesteld op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting. Met psychosociale arbeidsbelasting worden alle factoren in de arbeidssituatie bedoeld die stress teweeg kunnen brengen. De werkgever moet vervolgens maatregelen nemen om deze risico’s te minimaliseren, bijvoorbeeld om werkdruk tegen te gaan.

  1. Betrek de ondernemingsraad tijdig

Als werkgever moet je instemming aan de ondernemingsraad vragen als je een regeling wil vaststellen, wijzigen of intrekken voor het gebruik van personeelsgegevens en personeelsvolgsystemen. Veel thuiswerkvoorzieningen, zoals op afstand inloggen en software om samen aan bestanden te werken, zijn geschikt om gedrag van werknemers te monitoren. Voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van dergelijke voorzieningen zal je als werkgever dus eerst instemming aan de ondernemingsraad moeten vragen. In de wet is daarnaast bepaald dat de werkgever met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) overleg heeft over het Arbobeleid en de uitvoering daarvan.

  1. Mag de werkgever het thuiswerken controleren?

In principe niet. Controle uitoefenen bij thuiswerk is lastig. Volgens de privacywetgeving ben je als werknemer niet verplicht je werkgever binnen te laten. Daarom is het verstandig de controle van de  werkplek in een werkplekovereenkomst te regelen. Zet daarin bijvoorbeeld of een werknemer toestemming geeft voor huisbezoek als hij thuiswerkt. Controleer ten slotte ook het contract met leveranciers van thuiswerkfaciliteiten (zoals videobel-apps, werkomgevingen etc.) of deze voldoen aan de in de AVG genoemde vereisten.

  1. Kan de werkgever het thuiswerken ook intrekken?

Indien er gegronde belangen zijn; ja. Omdat thuiswerken geen absoluut recht is, is een gegeven thuiswerkdag ook niet per definitie een verworven arbeidsvoorwaarde. Afhankelijk van de omstandigheden kan de werkgever de thuiswerkdag ook weer intrekken, maar als het thuiswerken frequent en langduriger zal plaatsvinden kan ook dit een arbeidsvoorwaarde worden. Een andere oplossing kan zijn dat de werkgever met de werknemer periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) bekijkt of thuiswerken een optie is. U kent dan voor een bepaalde periode een thuiswerkdag aan de werknemer toe.

  1. Thuiswerkregeling

Hoe maakt u met uw werknemer goede afspraken over thuiswerken? Stel een thuiswerkregeling op als u voor bepaalde functies of functiegroepen het mogelijk wilt maken om thuis te werken. Hierin neemt u aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook informatie over de wijze van controle.

  • Leg vast in welke functies of functiegroepen werknemers thuis mogen werken.
  • Spreek ten aanzien van de werkplek af dat de werknemer ervoor zorgt dat de inrichting en gebruikte middelen Arbo conform zijn en welke hulp van de werkgever daarbij eventueel nodig is.
  • Spreek ten aanzien van de werktijden de dagen af waarop er wordt gewerkt, wanneer en hoe men bereikbaar is en de maximale arbeidstijden. De Arbeidstijdenwet is hierbij leidend. Ook moeten er afspraken worden gemaakt over een (zelf)registratie van de gewerkte uren. Dat eist de Inspectie SZW.
  • Leg vast hoe de controle op de werkplek plaatsvindt en hoe de arbeidsomstandigheden in orde blijven.
  • De thuiswerkregeling kunt u in het personeelshandboek opnemen. Op basis van uw instructierecht als werkgever is het niet per se noodzakelijk dat de werknemers instemmen met een dergelijke regeling.
  • Verwijzing naar privacy statement en pas waar nodig het statement aan.
  • Spreek een jaarlijkse (online) controle van de thuiswerkplek af.
  • Sluit een bruikleenovereenkomst af voor bijvoorbeeld de laptop en neem verwijzing hiernaar op.
  • Neem op wanneer de toestemming om thuis te werken wordt ingetrokken.
  • Sluit met de individuele werknemer een zogeheten thuiswerkovereenkomst. Zet daarin bijvoorbeeld of een werknemer toestemming heeft voor huisbezoek als hij thuiswerkt. Of laat een werknemer een overeenkomst tekenen waarbij hij eens per jaar een checklist moet invullen over hoe de thuiswerkplek is ingericht.
  • Bepaal vooral ook (samen met alle medewerkers) hoe je binnen het team de juiste en goede “verbondenheid” en “team spirit” weet te behouden in het geval er veel meer op afstand wordt gewerkt en (inter)menselijke contact anders of minder wordt.

Contact

Vragen over thuiswerken, of over een ander arbeidsrechtelijk onderwerp? Neem vrijblijvend contact met ons op. Omdat je verder wilt!

Barbara Veldmaat
Partner/advocaat arbeidsrecht

Tijmen Martens
Partner/advocaat arbeidsrecht

Omdat je verder wilt

Omdat je verder wilt

Afwijken van NOW-peildatum mogelijk bij calamiteiten

Inleiding

Baanbrekend nieuws op het gebied van de NOW-regeling. De Centrale Raad van Beroep (“CRvB”) deed de eerste uitspraak in hoger beroep over de NOW. De NOW is bedoeld voor werkgevers die als gevolg van het coronavirus omzetverlies lijden. Zij kunnen bij het UWV een aanvraag indienen voor een tegemoetkoming in de loonkosten en krijgen hiervoor een voorschot waarmee zij hun werknemers kunnen doorbetalen. Het UWV confronteert werkgevers inmiddels met afwijzingen en terugvorderingen. In dit artikel lees je wat de CRvB oordeelt over de berekening van het voorschot en de peildatum alsook wat dit voor jou als ondernemer betekent in de praktijk.

In het kort

  • de CRvB is de rechter die in hoger beroep oordeelt in NOW-zaken;
  • de berekening van het voorschot bij NOW-1 blijft in stand ook als dat betekent dat een startende ondernemer geen voorschot ontvangt met alle gevolgen van dien;
  • de peildatum voor NOW-2 blijft overeind. Wel bestaat ruimte om hiervan af te wijken als de werkgever vanwege calamiteiten buiten staat was om tijdig loonaangifte te doen of de Belastingdienst uitstel verleende voor loonaangifte.

Wat speelde er in deze zaak?

In de uitspraak van 28 januari 2021 ging het om een restaurant dat in februari 2020 de deuren opende met vijf werknemers. Het restaurant moest kort erna, op 15 maart 2020, alweer sluiten vanwege de coronamaatregelen. Het restaurant vroeg de NOW-1-subsidie aan voor maart tot en met mei 2020. Het UWV weigerde het voorschot, omdat geen loon was betaald in november 2019 of in januari 2020. Ook kreeg het restaurant geen NOW-2-subsidie over juni tot en met september 2020, omdat geen loonaangifte was gedaan over maart 2020 bij de Belastingdienst vóór 15 mei 2020. De hoogte van de NOW-2 subsidie wordt namelijk gebaseerd op het aangegeven loon over die maand. Was dit onrechtmatig?

 

Berekening NOW-1

De CRvB oordeelde dat geen aanleiding bestaat om de berekening van het voorschot buiten toepassing te laten. Ook als dat betekent dat startende ondernemers, zoals het restaurant, vanwege de uitvoerbaarheid voor seizoenbedrijven geen voorschot kunnen ontvangen. De regeling is niet in strijd met het evenredigheidsbeginsel of met enig ander algemeen beginsel van behoorlijk bestuur of algemeen rechtsbeginsel. De NOW is namelijk een noodmaatregel waarbij snel een zeer groot aantal werkgevers duidelijkheid moest worden verschaft over de regeling (een “robuuste regeling” zoals minister Koolmees dat heeft omschreven). Hierdoor heeft de NOW noodgedwongen een algemeen karakter en kan er niet steeds maatwerk worden geboden. De minister heeft dat onderkend en de regeling meerdere keren aangepast. Hierbij zijn de voorwaarden op onderdelen gewijzigd om het beoogde doel van de NOW zoveel mogelijk te bereiken.

Peildatum NOW-2

Ter voorkoming van fraude is bij de NOW-2 voor de vaststelling van de loonsom gekozen voor een peildatum van 15 mei 2020, omdat deze datum vóór de aankondiging van deze regeling ligt. Dat is een voldoende onderbouwing voor deze keuze, zodat deze overeind blijft. In incidentele gevallen week het UWV af van deze peildatum op basis van buitenwettelijk begunstigend beleid. Dit zijn gevallen waarbij de werkgever wegens een calamiteit niet in staat was om uiterlijk op 15 mei 2020 een loonaangifte over de maand maart 2020 te doen en gevallen waarbij de Belastingdienst de werkgever uitstel verleende voor het doen van de loonaangifte over maart 2020 tot ná 15 mei 2020. Deze situaties deden zich hier niet voor, zodat in het geval van het restaurant niet van deze peildatum hoefde te worden afgeweken. In de praktijk bestaat ruimte voor de ondernemer om een andere peildatum aan te houden bij calamiteiten. Dit kan alsnog leiden tot een (hoger) voorschot.

Slotsom

De CRvB laat de afwijzing van de NOW-voorschotten in stand. Het restaurant krijgt ongelijk. Wel lijkt in het algemeen ruimte te bestaan voor afwijking van de peildatum (bij NOW-2) ingeval van calamiteiten.

Contact

Heb je vragen over de terugvordering of afwijzing van jouw NOW-subsidie? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder. Houd onze kennissessies in de gaten voor webinars over de NOW. Omdat je verder wilt!

Werner Altenaar
Advocaat bestuursrecht
E: [email protected]
T 06-15460684

Omdat je verder wilt

Omdat je verder wilt

Meer lucht bij terugbetaling NOW-subsidie en uw mogelijkheden bij terugvordering

Inleiding

De NOW-regeling heeft als doel om getroffen werkgevers financieel te ondersteunen in de loonkosten. Inmiddels zijn we beland bij de derde tranche: “NOW 3.0”. Wat kunt u doen bij terugvordering van de NOW-subsidie door het UWV? Hieronder leest u kort uw juridische mogelijkheden om hiertegen op te komen.

Verlenging aanvraagtermijn NOW 3.0

Vanaf 15 december 2020 geldt de harde lockdown. Hierdoor worden veel bedrijven geconfronteerd met sluiting en een verdere omzetverlies de komende periode. De kosten lopen echter wel door, waaronder de loonkosten voor het personeel. Het goede nieuws is dat de aanvraagtermijn voor NOW 3.0, een tegemoetkoming over de maanden oktober tot en met december 2020, is verlengd tot en met 27 december 2020.

Uitstel terugbetaling mogelijk

Voor veel bedrijven valt de omzetdaling tijdens de intelligente en gedeeltelijke lockdown relatief mee of is de loonsom gedaald. Daardoor moet ongeveer 60% van de ontvangers van NOW-subsidie 1.0 deze geheel of gedeeltelijk terugbetalen aan het UWV. De beschikking daarvoor valt vanaf Q4 2020 op de mat. Volgend jaar volgen de beschikkingen voor NOW 2.0 en 3.0.

De minister van sociale zaken en werkgelegenheid heeft bekend gemaakt dat een jaar uitstel van betaling kan worden gegeven. Op verzoek kan aan uw bedrijf zelfs een langere termijn worden gegund. Dit kan u ademruimte bieden bij tijdelijke liquiditeitskrapte. Maar wat als u het niet eens is met de terugbetaling van de NOW-subsidie?

Bezwaar

Wij kunnen namens uw bedrijf bezwaar maken tegen de afwijzing en terugvordering van de NOW-subsidie, indien deze onrechtmatig is. Ook kunnen wij u vertegenwoordigen bij de hoorzitting van het UWV om uw bezwaar te bepleiten. Verder kunnen wij proberen om een schikking of betalingsregeling met het UWV tot stand te brengen.

Beroep

Wij kunnen namens uw bedrijf ook beroep instellen bij de rechtbank, indien het UWV u in het ongelijk stelt en de afwijzing/terugvordering overeind blijven. Ook kunnen wij u vertegenwoordigen bij de mondelinge behandeling bij de rechtbank om uw zaak te bepleiten. Verder kunnen wij proberen om ook in deze fase een schikking of betalingsregeling tot stand te brengen.

Hoger beroep

Wij kunnen ook hoger beroep instellen, indien de rechtbank u in het ongelijk stelt. Ook kunnen wij uw bedrijf vertegenwoordigen bij de mondelinge behandeling bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State om uw zaak te bepleiten.

Voorlopige voorziening

Wij kunnen ook een voorlopige voorziening indienen bij de rechtbank. Dit is een spoedprocedure. Hiermee krijgt uw bedrijf op korte termijn een voorlopig oordeel van de voorzieningenrechter over de afwijzing en/of terugvordering van het UWV. Hiermee kunt u bereiken dat u de NOW-subsidie tijdelijk niet hoeft terug te betalen of juist een voorschot ontvangt.

Schadevergoeding

Wij kunnen schadevergoeding claimen, indien het terugbetalingsbesluit van het UWV onrechtmatig is. Hiervoor kunnen wij een verzoek indienen bij de rechtbank. Hiermee wordt u gecompenseerd voor de schade die uw bedrijf lijdt doordat het geen NOW-subsidie heeft ontvangen of ten onrechte moest terugbetalen.

Contact

Hebt u vragen over de NOW-subsidie of zoekt u bijstand in uw bezwaar- of beroepszaak tegen het UWV? Neemt u kosteloos en vrijblijvend contact op met onze gespecialiseerde advocaten. Wacht hiermee niet te lang: er gelden fatale termijnen voor bezwaar en beroep. Wij zijn er voor u, omdat u verder wilt!

Tijmen Martens
Partner/advocaat arbeidsrecht

Werner Altenaar
Advocaat bestuursrecht

Omdat je verder wilt