Debiteurenbeheer: misschien niet de leukste bezigheid, maar wel erg nuttig en belangrijk

We kennen allemaal die gedachte: die openstaande debiteuren, daar moet ik eigenlijk achteraan, maar dat doe ik liever op een ander moment. Op zich begrijpelijk, maar betaalachterstanden lopen op deze manier sneller op en blijven langer openstaan. Er worden nu eenmaal wel eens facturen over het hoofd gezien, waardoor betaling uitblijft. Hoe langer je wacht met het versturen van een herinnering, hoe groter de kans dat jouw (onbetaalde) factuur onderaan de stapel belandt. Hierdoor verslechtert je positie als crediteur.

Dat zien wij terug bij (ver)huurders en vastgoedbeheerders, maar ook bij handelsondernemingen en natuurlijke personen met een onderneming. De vraag is daarom niet of je moet handelen, maar wanneer.

Het kernprobleem: niets doen en uitstelgedrag ondermijnen het dossier
Waar een betalingsachterstand voorheen vaak tijdelijk was, zien wij nu structureel uitstel. Debiteuren reageren niet of nauwelijks, komen betalingsregelingen niet na en laten nieuwe (huur)termijnen onbetaald. Met name bij achterstallige huurincasso’s kan dit snel leiden tot meerdere maanden achterstand, zonder dat enige actie is ondernomen.

Uitstel wordt vaak ingegeven door de wens om de relatie te behouden en/of door onzekerheid over juridische mogelijkheden. In de praktijk leidt dit juist tot verlies van regie en afnemende verhaalsmogelijkheden aan de zijde van de schuldeiser. Bovendien wil je voorkomen dat bij debiteuren de gedachte ontstaat dat niet of te laat betalen wordt geaccepteerd en dat deze tactiek dus werkt.

Hoe zit het juridisch ook alweer op hoofdlijnen?
Het is aan te bevelen om in contracten en algemene voorwaarden een duidelijke betalingstermijn op te nemen, zodat hierover geen discussie kan ontstaan. Europese richtlijnen schrijven voor dat de maximale betalingstermijn bij handelstransacties tussen bedrijven 60 dagen bedraagt, tenzij tussen partijen afwijkende afspraken worden gemaakt. Als er geen contract is, geldt een betalingstermijn van 30 dagen. Overheden en instanties moeten hun leveranciers eveneens binnen 30 dagen betalen.

Voor consumententransacties geldt geen vaste betalingstermijn, maar deze moet wel redelijk zijn. In de praktijk wordt een betalingstermijn tussen de 7 en 30 dagen als redelijk beschouwd. Voordat je incassokosten aan consumenten in rekening kunt brengen, moet een zogenaamde 14‑dagenbrief worden gestuurd. Hiermee krijgt de consument nog 14 dagen de tijd om de factuur vrijwillig en zonder kosten te voldoen.

Het is aan te raden om dit proces op een duidelijke en gestandaardiseerde wijze in te richten en de brief per aangetekende post te versturen. Dat klinkt misschien ouderwets, maar zo kan er geen discussie ontstaan over de vraag of de brief wel of niet is ontvangen.

Zekerheden inbouwen
Bij grotere transacties is het aan te raden om, waar mogelijk, zekerheden te bedingen en deze juridisch goed vast te leggen. De meest voorkomende zekerheden zijn een hypotheek op vastgoed of een pandrecht op roerende zaken, zoals handelsvoorraden en bedrijfsinventaris. Daarnaast is in de meeste leverancierscontracten een eigendomsvoorbehoud opgenomen.

Soms zijn dit soort zekerheden echter niet mogelijk of te omslachtig. In dat geval kan het een oplossing zijn om meerdere betrokken partijen het contract als medeschuldeiser hoofdelijk te laten mee tekenen, zodat zij ook aansprakelijk kunnen worden gehouden voor de volledige betaling. Een vordering op een lege B.V. die verder geen verhaal biedt, brengt immers een groot risico op niet‑betaling met zich mee.

De hoofdelijke aansprakelijkheid van meerdere debiteuren moet wel zorgvuldig worden vastgelegd. Niets is vervelender dan achteraf te constateren dat een dergelijke vorm van zekerheid uiteindelijk niet kan worden afgedwongen. Als schuldeiser sta je dan mogelijk alsnog met lege handen.

Buitengerechtelijke incasso: effectief, mits duidelijke grenzen worden gesteld
Als een schuldenaar de vordering niet vrijwillig betaalt, kan een buitengerechtelijk incassotraject uitkomst bieden. Dit traject is bedoeld om betaling te verkrijgen zonder tussenkomst van de rechter. Dat werkt echter alleen wanneer vooraf duidelijke grenzen worden gesteld.

In veel dossiers ontbreekt een concreet escalatiemoment, worden betalingsregelingen niet juridisch correct vastgelegd of onvoldoende gemonitord en blijft het traject door sudderen zonder consequenties. Het gevolg is dat het gerechtelijke incassotraject en eventueel beslaglegging uiteindelijk alsnog nodig zijn, maar dan met een minder sterk dossier. Uiteraard is het hierbij van belang om bedongen zekerheden tijdig in stelling te brengen en daadwerkelijk uit te winnen.

Op tijd overschakelen naar gerechtelijke incasso
Het is belangrijk om een duidelijk beleid te hebben en daar ook naar te handelen. Met een sterk dossier kan dan tijdig een procedure aanhangig worden gemaakt, bijvoorbeeld via een bodemprocedure, kort geding of beslagleggingsprocedure. Wij zien echter dat deze stappen vaak pas worden gezet wanneer de achterstand al fors is opgelopen en de kans op verhaal is afgenomen.

Voor woningcorporaties en vastgoedbeheerders is dit extra relevant. De Wet goed verhuurderschap beschermt huurders tegen misstanden zoals discriminatie. Daarnaast zijn verhuurders verplicht om een huurachterstand te melden bij de gemeente, mits de huurder geen bezwaar heeft gemaakt tegen het verstrekken van zijn of haar persoonsgegevens. Wanneer dit niet gebeurt, kan dit gevolgen hebben voor de beoordeling van een ontbindingsverzoek. Dan is al het werk aan een zorgvuldig en goed dossier mogelijk voor niets geweest.

Praktische tips voor het behouden van regie

• Stel vooraf vast hoelang het buitengerechtelijke traject duurt en wanneer wordt doorgeschakeld;
• Leg betalingsregelingen schriftelijk en juridisch correct vast en monitor deze actief;
• Zorg voor een volledig dossier (overeenkomst, aanmaningen, correspondentie en zekerheden);
• Bewaar het recht op kostenverhaal door wettelijk correct te starten; en
• Overweeg tijdig het starten van een gerechtelijk incassotraject en beslaglegging als verhaal dreigt te verdwijnen.

Conclusie
Of het nu gaat om het innen van zakelijke vorderingen, achterstallige huur of het voeren van procedures: correcte dossieropbouw en timing zijn cruciaal. Een helder incassobeleid, duidelijke escalatiemomenten en actieve monitoring voorkomen dat vorderingen onnodig blijven liggen en uiteindelijk onbetaald blijven. Wees daarom actief in je debiteurenbeheer en geef zaken tijdig uit handen wanneer het zelf niet lukt.

Certa Advocaten adviseert en procedeert regelmatig over incasso, betalingsregelingen en zekerheden. Wil je sparren over je incassobeleid (bijvoorbeeld het opstellen van een stroomschema) of over een concreet dossier waarin betaling uitblijft? Neem dan gerust contact op met Macy Weij, Fatima Imbouh of Seerp Gratama. Wij kijken graag (tijdig) met je mee.