Waar moet u als werkgever op letten om boetes en aansprakelijkheid te voorkomen?

Het fenomeen “thuiswerken” is niet meer weg te denken. Vaak wordt thuiswerken nu gewoonweg gedoogd, maar nog niet goed geregeld. Echter, het thuiswerken is here to stay en het is tijd om hierover duidelijke afspraken te maken. Maar waar moet je als werkgever op letten? Heeft iedere werknemer recht op thuiswerken? Wat zijn de verplichtingen en wat  zijn de risico’s? Mag je als werkgever controleren of een werknemer wel daadwerkelijk thuis aan het werk is? Speelt de ondernemingsraad een rol?  Belangrijke vragen, met name omdat je als werkgever het risico loopt op boetes en aansprakelijkheid. Hieronder 6 praktische aandachtspunten.

1. Heeft iedere werknemer het recht om thuis te werken?

Nee. De Wet flexibel werken (Wfw) regelt slechts dat een individuele werknemer een verzoek kan doen om aanpassing van arbeidsduur, werktijd en arbeidsplaats. De Wfw is alleen van toepassing als uw organisatie meer dan 10 werknemers heeft. Elke werknemer die minimaal een halfjaar bij een werkgever in dienst is kan zo’n verzoek doen. Een werknemer kan thuiswerken dus niet afdwingen. Anderzijds moet u over zo een verzoek wel met uw medewerker in overleg treden. Van een recht op thuiswerken is dus (nog) géén sprake. Wel is er een initiatiefwetsvoorstel door Groen links ingediend om wel tot zo een “recht” te kunnen komen. Let op: als de werkgever niet binnen een maand voor het beoogde tijdstip van ingang een beslissing heeft genomen, dan móet het verzoek worden toegewezen.

2. Is de werkgever verantwoordelijk voor een goede werkplek en materialen?

Ja. De werkgever moet zorgen voor een gezonde en veilige werkplek en materialen. Nu zijn er wel specifieke Arbo verplichtingen voor thuiswerken, zo hoeft een werkgever niet te zorgen voor zoiets als een nooduitgang. Een werkgever kan aansprakelijk zijn voor schade van de werknemer, ook bij thuiswerken. Zo is er bijvoorbeeld een uitspraak van het hof Amsterdam dat een werkgever aansprakelijk is voor de schade van een werknemer die RSI had opgelopen, onder meer vanwege beeldschermwerk thuis. De werkgever moet ook inventariseren aan welke risico’s zijn werknemers (kunnen) worden blootgesteld op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting. Met psychosociale arbeidsbelasting worden alle factoren in de arbeidssituatie bedoeld die stress teweeg kunnen brengen. De werkgever moet vervolgens maatregelen nemen om deze risico’s te minimaliseren, bijvoorbeeld om werkdruk tegen te gaan.

3. Betrek de ondernemingsraad tijdig

Als werkgever moet je instemming aan de ondernemingsraad vragen als je een regeling wil vaststellen, wijzigen of intrekken voor het gebruik van personeelsgegevens en personeelsvolgsystemen. Veel thuiswerkvoorzieningen, zoals op afstand inloggen en software om samen aan bestanden te werken, zijn geschikt om gedrag van werknemers te monitoren. Voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van dergelijke voorzieningen zal je als werkgever dus eerst instemming aan de ondernemingsraad moeten vragen. In de wet is daarnaast bepaald dat de werkgever met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) overleg heeft over het Arbobeleid en de uitvoering daarvan.

4. Mag de werkgever het thuiswerken controleren?

In principe niet. Controle uitoefenen bij thuiswerk is lastig. Volgens de privacywetgeving ben je als werknemer niet verplicht je werkgever binnen te laten. Daarom is het verstandig de controle van de  werkplek in een werkplekovereenkomst te regelen. Zet daarin bijvoorbeeld of een werknemer toestemming geeft voor huisbezoek als hij thuiswerkt. Controleer ten slotte ook het contract met leveranciers van thuiswerkfaciliteiten (zoals videobel-apps, werkomgevingen etc.) of deze voldoen aan de in de AVG genoemde vereisten.

5. Kan de werkgever het thuiswerken ook intrekken?

Indien er gegronde belangen zijn; ja. Omdat thuiswerken geen absoluut recht is, is een gegeven thuiswerkdag ook niet per definitie een verworven arbeidsvoorwaarde. Afhankelijk van de omstandigheden kan de werkgever de thuiswerkdag ook weer intrekken, maar als het thuiswerken frequent en langduriger zal plaatsvinden kan ook dit een arbeidsvoorwaarde worden. Een andere oplossing kan zijn dat de werkgever met de werknemer periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) bekijkt of thuiswerken een optie is. U kent dan voor een bepaalde periode een thuiswerkdag aan de werknemer toe.

6. Thuiswerkregeling

Hoe maakt u met uw werknemer goede afspraken over thuiswerken? Stel een thuiswerkregeling op als u voor bepaalde functies of functiegroepen het mogelijk wilt maken om thuis te werken. Hierin neemt u aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook informatie over de wijze van controle.

• Leg vast in welke functies of functiegroepen werknemers thuis mogen werken.
• Spreek ten aanzien van de werkplek af dat de werknemer ervoor zorgt dat de inrichting en gebruikte middelen Arbo conform zijn en welke hulp van de werkgever daarbij eventueel nodig is.
• Spreek ten aanzien van de werktijden de dagen af waarop er wordt gewerkt, wanneer en hoe men bereikbaar is en de maximale arbeidstijden. De Arbeidstijdenwet is hierbij leidend. Ook moeten er afspraken worden gemaakt over een (zelf)registratie van de gewerkte uren. Dat eist de Inspectie SZW.
• Leg vast hoe de controle op de werkplek plaatsvindt en hoe de arbeidsomstandigheden in orde blijven.
• De thuiswerkregeling kunt u in het personeelshandboek opnemen. Op basis van uw instructierecht als werkgever is het niet per se noodzakelijk dat de werknemers instemmen met een dergelijke regeling.
• Verwijzing naar privacy statement en pas waar nodig het statement aan.
• Spreek een jaarlijkse (online) controle van de thuiswerkplek af.
• Sluit een bruikleenovereenkomst af voor bijvoorbeeld de laptop en neem verwijzing hiernaar op.
• Neem op wanneer de toestemming om thuis te werken wordt ingetrokken.
• Sluit met de individuele werknemer een zogeheten thuiswerkovereenkomst. Zet daarin bijvoorbeeld of een werknemer toestemming heeft voor huisbezoek als hij thuiswerkt. Of laat een werknemer een overeenkomst tekenen waarbij hij eens per jaar een checklist moet invullen over hoe de thuiswerkplek is ingericht.
• Bepaal vooral ook (samen met alle medewerkers) hoe je binnen het team de juiste en goede “verbondenheid” en “team spirit” weet te behouden in het geval er veel meer op afstand wordt gewerkt en (inter)menselijke contact anders of minder wordt.

Contact

Vragen over thuiswerken, of over een ander arbeidsrechtelijk onderwerp? Neem vrijblijvend contact met ons op. Omdat je verder wilt!

Barbara Veldmaat
Partner/advocaat arbeidsrecht

Tijmen Martens
Partner/advocaat arbeidsrecht