Inleiding
CERTA Advocaten B.V. (“CERTA”) vindt jouw privacy belangrijk en licht daarom in deze verklaring toe wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt beschreven welke categorieën persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel de persoonsgegevens worden gebruikt en aan welke categorieën van ontvangers de persoonsgegevens worden verstrekt.

Informatie over CERTA
CERTA is (statutair) gevestigd in Amsterdam aan de (1017 ER) Keizersgracht 620 en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 34342484 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. CERTA is bereikbaar op werkdagen van 08.00 uur tot 18.00 uur op het telefoonnummer 020 – 521 6699 en via het e-mailadres [email protected]. Onze functionaris gegevensbescherming is Chantal Heruer.

Gegevensbeschermingsbeleid
De medewerkers van CERTA zijn gebonden aan een gegevensbeschermingsbeleid.

Verwerkingen van persoonsgegevens
E-mail
CERTA verwerkt jouw persoonsgegevens voor de afhandeling van jouw e-mail. De grond van deze verwerking is dat dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van CERTA en jou. Dit belang bestaat concreet uit het belang van CERTA en jou om jouw vragen, klachten of opmerkingen te kunnen afhandelen. Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang als dat nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de e-mail en in ieder geval niet langer dan zes maanden. Daarna worden jouw persoonsgegevens verwijderd. Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.

Verwerking voor overige bedrijfsprocessen
Controleren identiteit cliënten en cliëntenonderzoek Wwft
Op basis van de Verordening op de advocatuur is CERTA verplicht om haar cliënten te identificeren. CERTA identificeert een rechtspersoon aan de hand van een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een natuurlijk persoon wordt gecontroleerd aan de hand van een controle van een identiteitsbewijs van de cliënt. Gegevens van cliënten die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen zijn onder meer naam, geboortedatum en een kopie van het paspoort. Deze gegevens bewaren wij voor een periode van vijf jaar na het moment van beëindiging van de relatie of tot vijf jaar na het uitvoeren van een transactie. Als de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme op onze dienstverlening van toepassing is, voert CERTA een cliëntenonderzoek uit. De verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder het maken van een kopie van het legitimatiebewijs, zijn noodzakelijk voor de uitvoering van een wettelijke plicht die op CERTA rust. Het zal hierbij meestal gaan om advisering, bijvoorbeeld over een vastgoedtransactie of het oprichten van juridische structuren.

Uitvoering opdracht
CERTA verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van onze relaties, zoals cliënten en leveranciers. Persoonsgegevens die wij van onze relaties verzamelen zijn onder meer namen, e-mailadressen, telefoonnummers en kantooradressen. Wij verwerken deze gegevens om onze werkzaamheden te kunnen uitvoeren, maar ook om onze relaties incidenteel een nieuwsbrief te sturen, te informeren over ontwikkelingen bij CERTA, dan wel uit te nodigen voor een evenement of seminar. Wij bewaren deze gegevens zolang we die nodig hebben voor de uitvoering van de overeenkomst met de relatie. CERTA bewaart de gegevens van cliënten conform de instructie “Archivering op het advocatenkantoor” van de Nederlandse Orde van Advocaten. De medewerkers van CERTA hebben, voor zover noodzakelijk, toegang tot persoonsgegevens. Alle werknemers van CERTA hebben een geheimhoudingplicht.

Bewaren administratie op grond van fiscale bewaarplicht
CERTA bewaart haar administratieve gegevens zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht. Het is mogelijk dat CERTA genoodzaakt is jouw persoonsgegevens hierom te bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan deze wettelijke verplichting.

Bewaren van zaaksgerelateerde documenten
CERTA bewaart zaaksgerelateerde documenten minimaal vijf en maximaal twintig jaar. Deze bewaartermijn is opgenomen in de instructie “Archivering op het advocatenkantoor” van de Nederlandse Orde van Advocaten.

Versturen van documenten
CERTA stuurt documenten met persoonsgegevens toe, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst van opdracht. Voorbeelden hiervan zijn juridische adviezen of concepten van processtukken. Onze e-mails worden verzonden door servers die STARTTLS, DMARC, DKIM en SPF ondersteunen. Daardoor is het mogelijk dat met jouw ontvangende server een beveiligde verbinding wordt opgezet.

Evaluatieformulier evenementen
Na onze evenementen sturen wij jou een evaluatieformulier toe. Jouw antwoorden gebruiken wij om een volgend evenement te verbeteren.

Op de evaluatieformulier kun je de volgende persoonsgegevens invullen:

–  Voornaam;
–  Achternaam;
–  Adres;
–  E-mailadres; en
–  Telefoonnummer.

Het invullen de persoonsgegevens is niet verplicht. Als je deze persoonsgegevens wel invult, is het voor ons mogelijk om contact met je op te nemen over een specifiek onderwerp. Je geeft met het invullen van jouw persoonsgegevens daarvoor toestemming. Jouw toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. CERTA verwijdert de evaluatieformulieren zo snel mogelijk, maar uiterlijk zes maanden na het evenement.

Potentiële cliënten
CERTA kan persoonsgegevens verzamelen over potentiële cliënten. Dit gebeurt aan de hand van openbare bronnen. CERTA bewaart niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk voor het kunnen aanbieden van haar dienstverlening. De persoonsgegevens worden voor maximaal één jaar opgeslagen.

Bewaren van persoonsgegevens van sollicitanten
CERTA bewaart persoonsgegevens van sollicitanten die door hen zij verstrekt. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn noodzakelijk voor het kunnen doorlopen van de sollicitatieprocedure. De gegevens van sollicitanten die wij bewaren zijn de naam, contactgegevens, motivatiebrief en CV. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van CERTA en van de sollicitant. Dit belang bestaat uit het kunnen laten doorlopen van de sollicitatieprocedure. De persoonsgegevens worden maximaal vier weken na ontvangst, na het laatste gesprek, bewaard. Op basis van toestemming van de sollicitant kan CERTA deze persoonsgegevens langer bewaren.

Bewaartermijn
In deze privacyverklaring is aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, bewaart CERTA de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt.

Cookies
Onze website www.CERTA.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies. Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om de website te laten functioneren. CERTA maakt ook gebruik van analytische cookies (Google Analytics) die de kwaliteit en functionaliteit van de website meten. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens, maar uitsluitend geanonimiseerde statistische informatie. Op onze website is een cookiemelding ingesteld. Wanneer de bezoeker deze niet accepteert, wordt de Google Analytics code niet ingeladen.

Beveiliging
CERTA heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om het op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Voor de website betekent dit onder meer dat persoonsgegevens versleuteld aan ons verzonden via een HTTPS-verbinding. De technische beveiliging van de computersystemen van CERTA is vormgegeven in overleg met een gespecialiseerd IT-bedrijf. Ook heeft CERTA diverse organisatorische maatregelen genomen. Deze zijn opgenomen in het gegevensbeschermingsbeleid.

Verwerkers en andere derden
Persoonsgegevens kunnen in opdracht van CERTA worden verwerkt door verwerkers en sub-verwerkers. De verwerkers en sub-verwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van CERTA en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. Jouw persoonsgegevens worden niet verstrekt aan andere partijen, met uitzondering van de partijen zoals beschreven in deze privacyverklaring. Jouw persoonsgegevens worden ook aan andere partijen verstrekt als CERTA daartoe verplicht is op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak. CERTA is in relatie tot haar klanten zelf verantwoordelijke ten aanzien van de informatie die zij verzamelt. Dit betekent dat CERTA met haar klanten geen zogenoemde verwerkersovereenkomst hoeft te sluiten.

Jouw privacyrechten
Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je privacyrechten. Je hebt het recht om te verzoeken om inzage in, rectificatie van of het wissen van jouw persoonsgegevens. Ook heb je het recht om CERTA te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens. Je hebt onder omstandigheden het recht op overdraagbaarheid van gegevens en het maken van bezwaar. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is jouw recht uit te oefenen. Als je van één of meer van deze rechten gebruik wilt maken, dan kun je contact opnemen met CERTA via de genoemde contactmogelijkheden.

Contact
Voor het uitoefenen van bovenstaande rechten, maar ook in het geval van vragen, opmerkingen of zorgen over de wijze waarop CERTA met persoonsgegevens omgaat, kun je een e-mail sturen naar [email protected]. Wij zullen proberen om binnen vijf werkdagen daarop te reageren.

CERTA Advocaten B.V.
Keizersgracht 620
1017ER Amsterdam
Telefoonnummer: +31 (0)20 521 6699
Website: www.CERTA.nl
Kamer van Koophandel: 34342484
BTW-nummer: 8208.79.368.B01

Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Als wij significante wijzigingen doorvoeren, dan zullen we dat op www.CERTA.nl vermelden samen met de gewijzigde privacyverklaring. De huidige versie van het privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 22 maart 2022.