Inleiding

Algemene voorwaarden, veel bedrijven maken er dankbaar gebruik van. In één document kunnen alle belangrijke afspraken worden opgenomen waaronder zaken worden gedaan. Zo kunnen er betalingsafspraken worden opgenomen, er kan een eigendomsvoorbehoud worden bedongen en de mogelijkheid tot verrekening kan worden uitgebreid of beperkt. Op deze manier kan een ondernemer zijn schade aanzienlijk beperken, bijvoorbeeld in geval van faillissement van zijn of haar afnemer of leverancier. Het hanteren van algemene voorwaarden (hierna: ‘AVW’) is daarnaast heel praktisch; het scheelt administratie bij het aangaan van een nieuwe overeenkomst en bovendien gelden voor alle afnemers of opdrachtgevers dezelfde voorwaarden.

AVW zijn inderdaad praktisch en waardevol in gebruik mits ze goed worden gebruikt! Dat blijkt helaas niet altijd het geval te zijn. Er is een aantal voorwaarden waar aan moet zijn voldaan wil een onderneming zich met succes kunnen beroepen op haar AVW.

Van toepassing verklaren

Een eerste belangrijke voorwaarde is dat de AVW op de handelsrelatie met een wederpartij van toepassing moeten zijn verklaard. Het van toepassing verklaren van de AVW is iets anders dan de AVW ter hand stellen (verstrekken) aan de wederpartij. Dit wordt vaak door elkaar gehaald.

Het feit dat je als onderneming voorwaarden hebt opgesteld houdt niet in dat de voorwaarden ook automatisch van toepassing zijn op elke nieuwe overeenkomst met een wederpartij. Het meezenden van AVW met een overeenkomst of het verstrekken van een link naar de website waar de AVW zijn opgenomen, maken evenmin dat de AVW van toepassing zijn verklaard.

Vermeld als gebruiker van AVW dus niet zozeer dat je als onderneming AVW hebt of dat je AVW te raadplegen zijn op je website of bij de KvK, maar vermeld bij het aangaan van de overeenkomst expliciet dat ‘de algemene voorwaarden van toepassing zijn op je handelsrelatie met de wederpartij’. Dit van toepassing verklaren dien je vóór of uiterlijk te doen op het moment dat je de overeenkomst met de wederpartij aangaat. Het zenden van een factuur waarop staat dat je AVW van toepassing zijn, is in beginsel te laat. Facturen zendt men immers nadat de overeenkomst al is gesloten en de betreffende diensten of goederen reeds zijn geleverd.

Aanvaarding door wederpartij

De wederpartij dient de toepasselijkheid van de AVW te aanvaarden. Aanvaarding kan nadrukkelijk worden gedaan of stilzwijgend. Indien een wederpartij bijvoorbeeld niet protesteert tegen de van toepassing verklaarde AVW, maar wel steeds leveringen blijft ontvangen en betalen, kan worden aangenomen dat de wederpartij de algemene voorwaarden stilzwijgend heeft geaccepteerd. Om discussie over de toepasselijkheid van de AVW te voorkomen is het aan te bevelen de wederpartij de offerte of opdrachtbevestiging – waarin de AVW van toepassing zijn verklaard – te laten ondertekenen.

Algemene voorwaarden wederpartij

Het kan zijn dat de partij waarmee je zaken gaat doen gebruik maakt van eigen AVW. Er zijn dan twee verschillende sets AVW die strijdig met elkaar kunnen zijn. De vraag is dan welke AVW van toepassing zijn. Om te voorkomen dat je eigen AVW buiten werking blijven dien je bij voorkeur in je offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst of anders in de AVW op te nemen dat je de AVW van de wederpartij nadrukkelijk van de hand wijst.

Mogelijkheid tot kennisname

Indien je zaken doet met consumenten, natuurlijke personen of kleine bedrijven is er een extra vereiste dat van belang is voor een succesvol beroep op de AVW. Als gebruiker van de AVW dien je de wederpartij een redelijke mogelijkheid te hebben geboden om van de AVW kennis te nemen. Je hebt in ieder geval aan dit vereiste voldaan als je de AVW ter hand heb gesteld (bijv. meezenden met de overeenkomst) aan de wederpartij. In beginsel geldt dit vereiste ook voor grote professionele wederpartijen, echter deze partijen kunnen het niet hebben voldaan aan dit vereiste niet aan de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden tegenwerpen (beroep op vernietiging). Om problemen te voorkomen: zend altijd een kopie van je AVW mee of hecht de AVW bij aan de overeenkomst en laat de wederpartij tekenen voor ontvangst van de AVW.

TIPS  voor juist gebruik algemene voorwaarden:

  • Vermeld expliciet dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst met de wederpartij;
  • Doe dat vóór of bij gelegenheid van het aangaan van de overeenkomst, dus bijvoorbeeld in een opdrachtbevestiging, offerte of (raam)overeenkomst;
  • Laat een wederpartij bij voorkeur de opdrachtbevestiging of offerte – waarin de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard – tekenen, zodat geen discussie kan bestaan over de aanvaarding van de algemene voorwaarden;
  • Neem in je opdrachtbevestiging, offerte of (raam)overeenkomst op dat je de algemene voorwaarden van de wederpartij niet accepteert, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
  • Zend een kopie van de AVW aan de wederpartij en laat de wederpartij tekenen voor ontvangst;

Vragen?
Twijfel je of de manier waarop jij je algemene voorwaarden gebruikt wel de juiste is? Of heb je vragen over de inhoud van de algemene voorwaarden, neem dan contact op met Anouk Utens van CERTA via utens@certa.nl !