Het houden van aandeelhoudersvergaderingen strookt niet met de maatregelen die de Regering heeft genomen ter voorkoming van verspreiding van het Corona virus. Inmiddels is de noodwetgeving (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, Staatsblad 2020, 124, Kamerstukken 35434) in werking getreden om in dit probleem te voorzien.

  1. Noodwetgeving

De noodwet maakt het mogelijk om tijdelijk tot 1 september 2020 een volledig virtuele (via elektronische middelen) te houden. Deze noodwet geldt met terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020.
Uitgangspunt van de noodwet is dat statutaire bepalingen over het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de AVA buiten toepassing kunnen worden gelaten.
Het bestuur kan overgaan tot het houden van een AVA die uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is, de virtuele AVA.

Het bestuur kan een virtuele AVA oproepen, mits:

  • de aandeelhouders de AVA online kunnen volgen via audio of video-livestream; en
  • de aandeelhouders tot 72 uur voorafgaand aan de AVA schriftelijk of elektronisch (per email) vragen kunnen indienen over de geagendeerde onderwerpen. Als echter minder dan 5 dagen voor de datum van een al aangekondigde niet-virtuele AVA het bestuur besluit om deze toch virtueel te houden, kunnen aandeelhouders tot 36 uur voor de vergadering vragen indienen.

Vooraf ingediende vragen moeten uiterlijk tijdens de AVA worden beantwoord, en de antwoorden worden (al dan niet voorafgaand aan de AVA) op de website van de vennootschap geplaatst. De noodwet schrijft voor dat het bestuur ervoor zorgt dat tijdens de AVA vragen kunnen worden gesteld, tenzij dat in het licht van de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevergd. Het thematiseren en bundelen van vragen is mogelijk. De voorzitter van de AVA bewaakt de orde van de virtuele vergadering en kan bij de opening van de AVA bijvoorbeeld meedelen wie vragen kunnen stellen en hoeveel vragen kunnen worden gesteld; hij kan ook andere punten van orde bespreken.

Uit de toelichting kan worden afgeleid dat technische gebreken in de onlineverbinding voor rekening van de aandeelhouder zijn en dat deze geen gevolgen hebben voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. De vennootschap kan in een beleid voor de virtuele AVA zelf duidelijkheid geven op welke wijze tijdens de virtuele AVA met storingen etc. zal worden omgegaan.

  1. Kan de algemene vergadering digitaal/elektronisch gehouden worden?

Na 1 september 2020 is en tot inwerkingtreding van de noodwet was het niet mogelijk om een algemene vergadering digitaal/elektronisch te houden zonder fysieke bijeenkomst van de vergadergerechtigden.

Wel kunnen vergadervolmachten een uitkomst bieden zodat het aantal deelnemers aan de vergadering zo klein mogelijk wordt, mits en voor zover de statuten hieraan geen beperkingen stellen. Dit verkleint bij een fysieke vergadering het besmettingsrisico en verkleint de kans op technische problemen.

  1. De redelijkheid en billijkheid

Ook al schrijft de wet (nog voor de noodwetgeving) voor dat er een fysieke vergadering plaatsvindt of faciliteren de statuten niet dat via videoconferencing aan de vergadering wordt deelgenomen, het is nogal twijfelachtig of een besluit dat genomen is in een in strijd met deze regels gehouden vergadering aantastbaar is. Het is evident dat de Coronacrisis een crisis is van wereldwijde omvang is die eenieder evenzeer raakt, zodat het sterk de vraag is of de redelijkheid en billijkheid (art 2:8 lid 2 BW) zich niet tegen verzetten tegen een beroep op dergelijke formaliteiten bij gebreke waarvan de geldigheid van het genomen besluit wordt aangevochten.

Bij het opstellen van de statuten kon ook niet worden voorzien dat de rechtspersoon in kwestie door een dergelijke crisis geraakt zou worden. Het zal ook niet snel zo zijn dat een aandeelhouder aannemelijk zal kunnen maken dat hij meer dan ieder andere vergadergerechtigde in zijn belangen wordt geschaad doordat de vergadering is gehouden op de wijze zoals die gehouden is. Het tegendeel zal waar zijn; het wel verlangen van een fysieke vergadering is voor alle vergadergerechtigden gelet op het besmettingsrisico uiterst bezwaarlijk. De moderne methoden van videoconferencing en het telefonisch deelnemen aan een vergadering zijn zo goed dat voor de meeste rechtspersonen met een overzichtelijk aantal deelnemers aan alle waarborgen voor een deugdelijke besluitvorming ter vergadering zal kunnen worden voldaan. Om deze redenen is goed denkbaar dat een actie tot vernietiging van een besluit omdat aan niet alle vereisten van de wet en statuten is voldaan, strandt.